La verdad sobre los ahorros con máquinas dispensadoras en industria

miércoles, 29 de septiembre de 2021

“El ahorro es más del 20%” “Los consumos bajan un 30%” “Vas a gastar la mitad”

Este tipo de frases son habituales en la documentación y la jerga comercial que rodea la implantación de sistemas automáticos desatendidos para la gestión y distribución de consumibles en entornos industriales.

La realidad es que no es posible hacer ese tipo de afirmaciones sin haber realizado un estudio exhaustivo de cada proyecto y situación. Así pues, la respuesta correcta a “¿cuánto me ahorro con esto?” siempre es específica y dispar según el caso.

Los ahorros que se producen en plantas de producción o grandes oficinas al implantar sistemas desatendidos son de dos tipos bien diferenciados.

Ahorros en gestión

En primer lugar, los más importantes son los ahorros que genera la minoración de gestión personal en distintos ámbitos del proceso logístico.

Disponer de sistemas automáticos hace que la tecnología, si está correctamente implantada y es solvente, reemplace procesos que consumen muchos recursos. Con sistemas automáticos desatendidos funcionando a pleno rendimiento no será necesario, para las referencias automatizadas, vigilar el stock de lo que hay disponible, ni siquiera disponer del espacio destinado a ellas, tampoco habrá que realizar entradas de material, con el enorme ahorro que supone no tener que digitalizar decenas de albaranes de proveedores en tiempo y en errores, deja de ser necesario también todo lo referente a la distribución en interno de los productos implicados. ¿Cuánto cuesta en realidad entregar cada producto que cada persona necesita para trabajar? Siempre que se entrega algo manualmente a alguien se realiza una entrevista para la que hay que acordar lugar, tiempo, formato y registros a documentar. El valor de este proceso es enorme no solo por su duración sino por las veces que se produce. Cada uno podríamos hacer ese cálculo internamente en nuestras organizaciones y el número en €€ nos sorprendería.

Los ahorros en gestión no solo se producen en la logística de aprovisionamiento y distribución interna. Se producen también en los departamentos de administración, como decía, por el número de albaranes y porque con una tecnología capaz y bien implantada todo puede fluir directamente al ERP de la Compañía. Además, Prevención, Seguridad, Operaciones y Gerencia pasan a tener en la mano, a un clic, información sobre su gestión, información sobre el uso de sus recursos y la posibilidad de tomar decisiones prácticamente automáticas sin ningún esfuerzo, con información 100% fiable, aumentando la seguridad de los trabajadores y protegiéndose de posibles problemas por el uso inadecuado de las herramientas, los activos o los consumibles.

Todas estas aplicaciones de la tecnología generan enormes mejoras en la gestión y grandes ahorros de tiempo. Y, ya se sabe, tiempo=dinero. Aunque, como es difícil valorar en dinero esos ahorros y mejoras, da pereza evaluarlo profesionalmente y se termina quitándole importancia y centrando el ahorro y el uso de tecnologías de distribución desatendida en lo que bajen los consumos, en la frase fácil del “bajan un 30%”, en los listados fáciles de obtener con un simple Excel que sale de Compras, sin entrar en detalles.

Ahorros en consumo

Esos ahorros de consumo son la segunda parte, son ciertos, pero casi siempre son relativos. No es posible hacer aseveraciones categóricas sobre ellos por mucho que haya organizaciones empeñadas en convencernos de ello.

Al instalar sistemas desatendidos, no bajan lo mismo los consumos de cinta aislante en una planta de automoción de Burgos que los consumos de un guante de nitrilo contra riesgo biológico en una farmacéutica de Madrid que el gasto en pilas en una oficina de una consultora de Sevilla. Ni siquiera se puede asegurar que bajarán en todos los casos. Tampoco es verdad que siempre bajan las compras de todo lo que pasa a este tipo de sistemas, de hecho, hay veces que la Dirección tampoco busca ese efecto, sino que se use la cantidad necesaria, que se use el producto adecuado y que lo usen todas las personas que deben. El descenso en el gasto está ligado, sobre todo, al tipo de producto y a la cultura de la Empresa, a su desarrollo interno y a las personas que han implantado o no controles previos o sistemáticas formativas encauzadas hacia el uso racional y riguroso de los recursos.

Sabemos con certeza que bajan los consumos, a veces de forma impresionante, de los productos poco técnicos que los empleados tienen a su disposición. Es fácil anticipar que el uso de, por ejemplo, guantes de lona y serraje decaerá cuando se controla su entrega o que la Compañía tendrá que comprar menos sprays lubricantes multiusos si los entrega de forma controlada pero no es seguro que se vayan a consumir menos cartuchos de formador de juntas de alta temperatura. El ahorro dependerá de cada caso particular, es difícil de calcular y solo posible desde la experiencia, la profesionalidad en el enfoque y la capacidad de personalización de cada proyecto en concreto.

Evolución del consumo

Una vez implantadas las máquinas automáticas se produce también un efecto reseñable en la evolución temporal del gasto en producto.

Gráfico mostrando la evolución del consumo de consumibles al instalar una máquina expendedora en una plata industrial.

Esta podría ser una curva típica de evolución de los consumos al implantar sistemas automáticos desatendidos. No quiere decir que siempre sea así, ni que la duración, inclinación o profundidad de los límites sea igual en todos los casos, pero sí contempla prácticamente todos los escenarios que suelen producirse.

La subida inicial se corresponde con la posibilidad de obtener productos que los empleados desconocían que podían usar. Es muy habitual que se esté utilizando un material que no es el adecuado por simple costumbre.

La bajada posterior se debe al control. Se registra e incluso se limita lo que gasta cada uno y eso hace que se controlen los posibles despilfarros que se estuvieran produciendo.

A medida que pasa el tiempo, “si nadie dice nada”, los consumos van repuntando. Para esta fase, más incluso que en el inicio, es muy importante contar con un sistema solvente del que obtener información fácilmente y en tiempo real que permita mucha parametrización en permisos y limitaciones de uso porque solo de esa manera se podrá controlar la tendencia al alza, a la relajación de las medidas de control que devolverá el nivel de consumo a una situación cercana a la inicial.

Equipos necesarios

En definitiva, los ahorros que se producen por el uso profesional de sistemas desatendidos de distribución de consumibles, herramientas y activos son reales. Ciertos y valiosos en todos los casos en lo referente a la gestión y distribución y variables, según distintas características, en los ahorros en consumos. Para poder acceder a todos ellos es necesario contar con equipos parametrizables, profesionales, hiperconectados y con capacidad de adaptarse a cada empresa y situación. La elección y el uso adecuado de la tecnología al servicio de la mejora de los procesos y de la eficiencia marca la diferencia entre un éxito razonable y un gran éxito que alcance los objetivos de competitividad a los que estamos obligados.

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