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El pasado día 5 de octubre de 2022 , realizamos la jornada de difusión de resultados de proyectos en colaboración: VIRTUAL. CBEBlock / POKA YOKE DIGITAL

En el marco de los proyectos que desde el Cluster estamos desarrollando en colaboración con socios tanto a nivel regional como nacional invitamos a participar en ella a todas las empresas del cluster y al cluster de de Fabricación Avanzada de la Industria del Metal de Asturias.
Adjuntamos la grabación de la sesión para todas aquellas empresas y colaboradores que no nos pudieron acompañar en esta ocasión.

Los proyectos presentados fueron: 

CBEBlock: https://www.cbecyl.com/proyecto-cbeblock-tecnologia-blockchain-como-herramienta-de-soporte-para-la-gestion-del-mantenimiento-de-equipos-e-instalaciones-en-el-sector-de-bienes-de-equipo/

POKA YOKE DIGITAL:https://www.cbecyl.com/convocatoria-nacional-aei-octubre-2021-poka-yoke-digital/

Durante la Jornada se presentaron las diferentes tecnologías aplicadas, así como las diferentes fases que han tenido los proyectos, explicando los diferentes demostradores que se han testado y validado en las Pymes, así como el desarrollo del sistema en el proyecto POKA YOKE DIGITAL. Con ello, se pudieron conocer cuáles habían sido los resultados y el impacto de las tecnologías en el sector de Bienes de Equipo y el sector del Metal.

El link de la grabación de la sesión es el siguiente:
https://youtu.be/Ok0bNeFGKKU

Últimamente parece que la palabra eficiencia siempre tiene que llevar el apellido “energética” detrás. Es como que si la expresión completa no es “eficiencia energética” nos faltase algo.

Lo lamento, pero nosotros no vamos a hablar de “eficiencia energética” aunque es un tema muy interesante, que nos gusta mucho y que está muy bien; incluso hay subvenciones y ayudas para ello…

Para la eficiencia en los concesionarios de la que vamos a hablar también hay ayudas como seguro que saben y son muchos los proyectos que nos llegan para implantar tecnología. Tecnología útil de verdad, que sirva para alcanzar la EFICIENCIA, para conseguir los objetivos con los menores recursos, esta es la definición de eficiencia.

La tecnología lo abarca todo, está por todas partes, todo está hiperconectado, es IoT, se ha hecho con impresión 3D, si no tiene una app no sirve para nada, es un software que sirve para… si lo entendemos a la primera es que no es suficientemente tecnológico… todo esto está muy bien y lo aplicamos en el día a día, en nuestro trabajo y en lo personal, lo aplicamos para hacernos la vida más fácil y toda ayuda es bienvenida pero tenemos la necesidad de poder aplicar tecnología para automatizar no solo las comunicaciones y las aplicaciones que nos mejoran sino también a las cosas físicas. La tecnología no es solo software, que también, sino muchas otras cosas que sirven para mejorar la eficiencia de los procesos reales, para AUTOMATIZAR procesos en los que están implicadas las personas, el equipamiento que usan y sobre las que las usan.

Si se pudiera viajar “en” un software nosotros no estaríamos aquí, quiero decir, no llevaríamos ropa, no tendríamos coches reales, físicos, no habría que lavarlos, arreglarlos, lijarlos, pintarlos… hacemos muchas cosas físicas en nuestro día a día, y en nuestro trabajo también, y esas cosas físicas en un concesionario de automoción son INSUSTITUIBLES. Aplicar tecnología para mejorar los procesos, para automatizar procesos en los que cosas físicas, reales, coches, personas, están implicadas en lo que queremos contaros en este artículo.

En este Artículo contaremos 7 claves para mejorar la eficiencia en tu concesionario. No pretendemos ofrecer una clase magistral sobre eficiencia ni sobre tecnología como tal, eso queda para los expertos. Sí pretendemos ayudar a generar una visión, una mirada a sus procesos que les ayude a acercarse a ellos desde otro enfoque. En vez de 7 claves podíamos haber puesto 4 o 24. El 7 está bien, para no alargarnos y que nos encaje en el tiempo que nos dan, pero tengan en cuenta que además de lo que les contemos, la búsqueda de la Eficiencia es un camino real, un camino infinito ligado al cambio y a la optimización, ligado a la eliminación del despilfarro de cualquier tipo que debe estar dirigido por el cumplimiento de los OBJETIVOS como les decía en la definición de Eficiencia. No es eficiente cambiar, implantar tecnología, reducir, si eso hace que dejemos de cumplir los Objetivos que tenemos marcados. En el camino de la implantación de tecnología real en los concesionarios para mejorar la eficiencia la experiencia es que el cliente lo asume, lo valora, lo desea incluso. Digamos que seguimos cumpliendo el objetivo de satisfacer al cliente, de tener un servicio posventa que el cliente considere excelente, que entiendo que es de lo que va todo, mejorando nuestra eficiencia. Avancemos con las ideas:

1. TODO LO QUE TIENE QUE VER CON EL COCHE FUERA DEL TALLER.

Tengo un amigo que dice que dentro de poco el coche te multará a ti mismo. Y no creo que desvaríe. ¿Conectividad con la policía, con el seguro, con EL TALLER.?

Posibilidades de mejora:

• Conectividad con el taller. ¿Se está usando? ¿Cómo se está usando la conectividad real que traen los coches? ¿Por qué no puede ser algo autónomo, una opción?
  • Identificación y reporte de problemas.
  • Preparación previa a la entrada del coche en el taller. Materiales y herramientas.
  • Mantenimiento y reparaciones en remoto. Como en las máquinas. Nuestras máquinas rondan los 8.000€ y en todos los casos tenemos asistencia y soporte remotos, en muchas ocasiones sin que el cliente esté presente, para reparar o cambiar cosas. No es necesario que estemos hablando de máquinas de 100.000€ para poder integrar este tipo de servicios. Nuestra experiencia en isykeys es inmejorable en este sentido. Tenemos una ratio de resolución de averías en remoto superior al 95%. Entiendo que esto es algo bueno.

2. TODO LO QUE TIENE QUE VER CON LA ENTREGA Y LA RECOGIDA DEL COCHE.

Posibilidades de mejora:

• Entrega de vehículo, llaves, etc.
  • Revisión del coche automatizada. Existe.
  • Firma digital de presupuesto, factura electrónica, etc.
  • Recogida del vehículo. Aceptación.

Esto la gente lo quiere. Sin duda. Nuestros primeros sistemas implantados tienen más de 6 años y en todos los casos la aceptación por parte de los clientes de nuestros clientes ha sido excelente. Se llega a dar el caso de que, con la oficina abierta, el cliente prefiere la máquina. Dirán que depende de rango de edades, pero… ni siquiera, los que vamos llegando a los 50 también lo preferimos y por encima de nosotros ya quedan menos conductores que por debajo. Aquí hay clientes nuestros que han valorado con encuestas la satisfacción de esta automatización con resultados claros a favor. El sistema tiene que ser fiable, amigable… claro, en este punto nuestro sistema isykeys es una gran solución. La tendencia a complicarlo es un problema en realidad. A veces es mejor partir de algo muy sencillo para avanzar.

3. TODO LO QUE TIENE QUE VER CON EL COCHE EN EL TALLER.

Posibilidades de mejora:

• Ubicación. Movimientos. Lay-out.
  • Optimización de espacio. Reservas automatizadas de recursos.
  • Planificación.

Habitualmente vemos talleres de automoción en las visitas que hacemos a nuestros clientes y a los que lo van a ser. Siempre encontramos la misma organización por Workshops. Un taller de chapa, uno de mecánica, la zona de lavado… seguro que es la mejor forma de organizar el trabajo, pero… ¿seguro? Quiero decir que si nos lo planteamos. En muchas fábricas su lay-out, la forma en que se organizan los flujos de materiales y se ubican los recursos, determina su capacidad de producción. Así de importante es esta organización.

Igualmente, el aprovechamiento de los recursos. ¿Estamos bien dimensionados? ¿Nos sobra capacidad? Si nos sobra, ¿qué hacemos con ella?

4. TODO LO QUE TIENE QUE VER CON LO QUE NECESITAMOS PARA REALIZAR EL MANTENIMIENTO Y REPARACIÓN DEL VEHÍCULO

Posibilidades de mejora:

• Logística de materiales necesarios.
• Control de costes. Consumibles, eficiencia de herramienta, rendimiento de personas y materiales. (tequipo)

A que no se nos despista un coche. En las fábricas pasa igual, al que los hace no se le despista ninguno y al que hace aerogeneradores tampoco, ni siquiera al que hace cajas de galletas se le desaparecen “sin querer”. Voy más allá, el que hace coches tiene un control estricto sobre la chapa o los mazos de cableado que entran para montaje, por ejemplo, igual que el de las galletas sabe perfectamente el trigo que usa o los huevos. Pero si empezamos a preguntar por otras cosas que no se transforman en nuestros procesos, sino que se consumen… entonces la cosa cambia. Hablamos de muchas referencias diferentes, a veces muchísimas, que seguramente no tienen el volumen en €€ que materias primas o productos terminados pero que ocupan muchos recursos, son muy caras de gestionar porque son muchas precisamente y porque rotan de forma continuada. Entran y salen constantemente, las usan muchas personas, etc. Si queremos controlar estos productos tenemos que invertir mucho dinero. Bajo llave, que solo las dé una persona, o el encargado, al que hay que buscar, que tiene que ir contigo… ocúpate de pedirlas, de ubicarlas, de comprobar los albaranes… miles de pequeños procesos a los que no damos valor pero que se convierten en algo enorme de lo que además no tenemos información porque todo hay que registrarlo a mano y eso es todavía más caro. Volvemos a las cosas físicas, inevitables, que nos ocupan el día a día.

5. TODO LO QUE TIENE QUE VER CON EL FLUJO DE INFORMACIÓN

Posibilidades de mejora:

• Expediente digital.
• Blockchain. Smart Contracts.

Toda la información digitalizada, se genera de forma digitalizada y se almacena en un único lugar de forma automática… vamos hacia ello pero es necesario RECOGER esa información de forma digital. Si tenemos que hacerlo a mano no funcionará. AZURE COGNITIVE SEARCH. Un almacén caótico en el que podemos buscar. Estos buscadores ya existen funcionando bien y no solo en MICROSOFT.

Sobre BlockChain no me voy a extender porque está muy tratado y seguro que todos habremos ido a alguna charla, formación o cualquier otra cosa sobre ello. Con esto tengo la sensación de que pasa como con los patinetes de Regreso al Futuro, la peli es de 1985 y la acción en 2015. Yo no he visto ninguno todavía pero… llegarán. Y si los patinetes voladores no llegan, el Blockchain sí que lo hará. O por lo menos su idea básica sin entrar en condicionantes tecnológicos sobre su armado o funcionamiento (tokenización – descentralización). La idea básica de que unas acciones o sucesos desencadenan unas consecuencias para los actores del “acuerdo”.

6. TODO LO QUE TIENE QUE VER CON LA INTELIGENCIA ARTIFICIAL

Posibilidades de mejora:

Información estructurada o desestructurada: Con la estructurada es “fácil” trabajar.

Si ofrezco un servicio de limpieza integral y las variables son el momento en que lo ofrezco, a qué perfil de cliente, qué modelo de coche, época del año y el precio. El modelo predictivo después de muchas ocasiones nos dirá con qué probabilidad se lo ofrecemos a alguien y nos dirá que sí, que le limpiemos el coche. ¿Esto es valioso? Evidentemente lo es, no digo que este ejemplo lo sea pero sí el enfoque. La posibilidad que tengo de aplicar tecnología para saber si voy a tener éxito en una determinada estrategia, no tener una opinión, una sensación sino algo más.

Después de tantos años de experiencia seguro que datos hay para aplicar este tipo de valoraciones de las acciones. Eso es lo que hacen falta, datos, a partir de ahí se pueden hacer muchas cosas.

Las más complicadas con información desestructurada son, pues eso más complicadas, están un poco más alejadas de lo que es posible acometer con recursos razonablemente sencillos.

Le enseñamos fotos de perros y luego fotos de animales en general y sabe decir si es un perro o no.

Posibilidades de mejora:

• Aprendizaje del resultado de las acciones.
  • Propuestas de mejora automatizadas.
  • Integración de la información con otros. Uso conjunto de lo que ya sabemos.

7. LA EFICIENCIA CONCEPTUAL

término que nos hemos inventado. Que no es otra cosa que la actitud ante los cambios, ante la automatización, ante la tecnología como herramienta. Eso que nos falta a veces en las Organizaciones para lanzarnos a cambiar las cosas, a mejorarlas. Seguro que saben de lo que hablo. La tecnología para la automatización ha venido para quedarse, para hacernos más eficientes y debemos aprovechar las posibilidades que nos ofrece en nuestro beneficio.

Desde tequipo, e isykeys, estamos para ayudarles en ese proceso y si podemos colaborar con su Eficiencia estaremos encantados.

En este post “tequipo” te da una serie de consejos que rentabilizarán tu inversión en el menor tiempo.

• Define el número de artículos de cada referencia que consideres deben consumir los usuarios en un intervalo de tiempo determinado.

• Externaliza el abastecimiento de los consumibles de las máquinas y ocúpate solo de comprobar la calidad de los artículos previamente homologados. 

• Revisa de manera periódica el precio de los mismos. 

• Asigna lotes de artículos por cada orden de trabajo o actividad. Solo si cuentas con la ponderación de artículos asignados a cada orden de trabajo podrás calcular los consumos previstos.

• Cuando hagas la configuración inicial, asigna los artículos justos, y si has de contemplar un margen, hazlo por debajo, nunca por encima. De aumentar siempre habrá tiempo, la reducción generará tensiones.

• Las quejas de los usuarios en los inicios de la implantación se van a producir, pues las personas somos reacias a los cambios. No conviene atenderlas por defecto, culpando al dispositivo o al sistema de los supuestos desajustes.  Antes comprueba y verifica que las anomalías son reales.

• Si implantas sistemas en un almacén abierto a través de control de acceso y lector, restringe el número de usuarios a la mínima expresión. Comprueba posibles descuadres y concede permisos, ampliando poco el número de autorizados, de manera paulatina 

• Instala cámaras de vigilancia donde se encuentran los dispositivos, disuadirán de la acometida de acciones irresponsables. 

• Se ágil con el trámite de las altas y bajas de usuarios. “tequipo” realizará esas configuraciones sin cargo alguno de manera eficaz y rápida. 

• Se inflexible con los procedimientos de las normas de uso en torno a los dispositivos. Los usuarios deben conocerlas y observarlas escrupulosamente, de ello dependerá el correcto funcionamiento del mismo.

• Cuando instales un armario inteligente para herramientas, asigna una de las puertas para activos que requieran reparación o mantenimiento.

• Si no externalizas la reposición de las expendedoras, designa a una o dos personas como máximo responsables de las misma. Si por necesidades fueran dos, uno de ellos debe ser el reponedor titular, y el otro el suplente. 

• No modifiques artículos en las posiciones de la máquina expendedora sin realizar los trámites oportunos. Si lo haces generarás problemas y errores en las extracciones. 

• Adquiere formación en el uso del CCOS. Ello te proporcionará información útil que te ayudará a tomar decisiones.

• Protege los dispositivos de golpes, evita colocarlos en zonas de paso de maquinaria o vías de paso de mercancías.

• Apuesta por las empresas especialistas con experiencia, que dispongan de un soporte técnico ágil y con experiencia contrastada.

• No escuches ofertas de empresas “intrusas”, que cuentan con líneas de negocio similares. Este sector, sus dispositivos, implantaciones, desarrollos y todo lo que lo rodea, es singular y muy específico. 

• Este tipo de dispositivos son recomendables en empresas con un número mínimo de cuarenta usuarios, aunque por debajo de esa cifra, en función de las características de la actividad, también pueden ser útiles.

• Introduce consumibles de alta rotación y precio.

Existen muchas más normas o consejos que de las que podríamos hablarte, pero estas son las principales.

Si dotas tu empresa con equipos pensados para la gestión, expedición y control de consumibles, herramientas o incluso las llaves de los vehículos, entre otras muchas cosas, evitarás inesperadas sorpresas, inexplicables desajustes de inventario e incómodas roturas de stock, a la vez que ahorrarás dinero. 

En ocasiones la falta del tiempo necesario, o una no muy eficiente organización, impiden la revisión cuantitativa de los materiales consumidos, o cualquier otro activo, como las herramientas. Teniendo identificado en todo momento quién y cómo las utiliza, evitaremos usos negligentes, inversiones innecesarias a consecuencia de la adquisición de más activos, por el mero hecho de contar con herramientas de repuesto, para cubrir los extravíos momentáneos que conllevan paralización de actividad, entre otros muchos inconvenientes.

Poseer la información de quién utiliza las carretillas o los vehículos de la empresa, en ambos casos depura la responsabilidad, ante posibles eventualidades, como desperfectos o averías en carretillas de uso interno, así como sanciones de tráfico o desperfectos en las furgonetas o vehículos para uso externo. Los dispositivos isylocker® (para herramientas o consumibles) e isykeys® (para llaves y documentación), solo permitirán el acceso al contenido de su interior a las personas autorizadas, en el intervalo de tiempo preestablecido, quedando registrado cualquier movimiento.

Posiblemente quedes sorprendido con la disminución de eventualidades. En el caso de los activos utilizados dentro de las instalaciones, evitando desperfectos, y en el caso de vehículos con la supresión de multas provocadas por conductas negligentes. En “tequipo”, conocemos las soluciones tanto en lo referente a dispositivos como a desarrollos para todo ello.

Fuera de nuestras fronteras, las empresas tienen interiorizado el uso de la tecnología para el  control de activos. Conocen la importancia del mismo para sus procesos, competitividad y resultado final. Sin embargo, en nuestro país la empresa es más reacia a ello, quizá sea por la falsa creencia de la no incomodación de los miembros del equipo, pensando que el control pueda herir sensibilidades.  O simplemente el mero hecho de cambiar la manera de actuar, pues las llaves ya no se encuentran en ese casillero con clavos colgado en la pared o en el cajón, donde demasiada gente tiene acceso. Lo cierto es que en aquellas organizaciones donde se instalan, aquellos usuarios responsables aplauden y asumen con mucho agrado este tipo de dispositivos. De igual modo existe un reducido número de empleados, reacios a estos nuevos métodos, pues imprimen control a su actividad. 

Son muchas las excusas que se pueden esgrimir en contra de la implantación de sistemas de control. La más habitual es el coste. En entornos industriales como el nuestro es frecuente la valoración de los costes en la adquisición de tecnología y activos nuevos, sin valorar de manera real el beneficio, no solo económico, sino en ahorro de tiempo y resolución de contingencias. Pero en “tequipo” llevamos más de una década aplicando la tecnología para generar procesos automáticos desatendidos de movimientos de cosas físicas para personas, y como las empresas al fin y al cabo somos eso, “personas” el único motivo real de la no búsqueda e implantación de nuestros sistemas radica en la resistencia al cambio. 

Si realmente te preocupa tu empresa o el trabajo como responsable que desempeñas en ella, te podemos informar de todo esto y mucho más y con ello contarás con elementos de criterio para tomar decisiones acertadas. 

«Calidad, Precio y Servicio no son posibles a la vez.»

Existe la idea, generalmente aceptada, de que como empresa no se puede ser el más barato, tener la mejor calidad y proporcionar el mejor servicio a la vez. Lo normal es elegir dos de estas tres cualidades.

¿Cuál es nuestra posición?

La posición de tequipo en este sentido es clarísima, no hay ni la más mínima grieta en esta decisión. Ser los mejores en servicio y producto, además por este orden.

El valor de lo que recibes siempre es una consecuencia del producto y el servicio. Ya se sabe que “solo un necio confunde valor con precio” en palabras de Antonio Machado.

Sin embargo, el precio importa. Importa mucho a veces. Por este motivo los precios de tequipo son los del mercado, no son los más baratos pero están en la línea de otros que ofrecen menos servicios o de menos calidad.

¿Por qué podemos mantener unos precios competitivos?

La respuesta es consecuencia de ser los mejores en calidad y servicio. Para ello hay que integrar capacidades en la Organización que son necesarias para proporcionar agilidad, versatilidad, adaptabilidad, conocimiento, reactividad, enfoque global, amplitud de soluciones, rango de productos, etc. Sin estas capacidades no se puede tener el mejor servicio y el mejor producto y, sin ellas, siempre se depende de terceros para lo que sea que necesiten los clientes; y eso es caro en dinero y en tiempo. La única alternativa a depender de otros, a “lo caro”, es convertirse en la empresa del “no”. No podemos implementar esta opción, no podemos integrar este periférico, no podemos modificar el funcionamiento de nuestro software de esta forma,… no, no, no.

En tequipo la respuesta siempre es sí.

¿Has decidido o estas pensando en implementar una máquina expendedora u otro sistema autónomo de gestión similar en tu planta industrial?

En este caso, los profesionales de “tequipo” te van a guiar y ayudar, asumiendo todas las responsabilidades y procesos necesarios que convertirán el dispositivo en aquello para lo que lo adquiriste, proporcionándote el mayor control, eficiencia y rentabilidad.

Pero además, estoy seguro de que llegados a este punto te surgirán muchas dudas, vamos a tratar de resolver las más frecuentes.

Ya tengo definidos los productos que van a ir dentro, ¿Cómo sigo?

Proporcionando a “tequipo” este listado acompañado de los consumos mensuales de cada uno de ellos. Con ello configurarán la/s posición/es de cada uno de ellos, con la finalidad de realizar el menor número de reposiciones posibles, dotando la máquina del mayor número de artículos de los que más se consuman, y viceversa con los que menos se consuman.  

¿Cómo organizo los permisos por usuarios?

Lo más sencillo es crear grupos de perfiles por usuarios en función de las tareas y responsabilidad de los mismos. “tequipo” creara en su plataforma Web CCOS dichos perfiles y solo tendrás que incluir sendos trabajadores en sendos grupos. De esta forma evitas el trabajo de permisos por individuo, aunque también sería posible hacerlo. De esta forma resultará más sencillo gestionar las bajas y altas de nuevos usuarios

¿Qué sistema de identificación de usuarios adopto?

“tequipo” recomienda utilizar el que actualmente usáis para el proceso de fichado, bien sea código, huella dactilar, tarjeta o incluso reconocimiento facial. En “tequipo” contamos con la tecnología para cualquiera de las cuatro opciones. 

¿Cómo se lo tomarán los trabajadores?

“tequipo” realiza implantaciones de estos dispositivos diariamente. Aquí más que la búsqueda o explicación técnica, debemos apelar a la característica de la condición humana, condición ala que los cambios le incomodan y más cuando estos imprimen control en nuestra actividad, un control que hasta ese momento no existía. Desde esta perspectiva, se debe informar de la implantación del sistema, esgrimiendo un beneficio colectivo y contar con una primera etapa de comprensión y paciencia, donde los usuarios contemplarán como problema grave cuyo culpable es la máquina, el mal uso por su parte de la misma, lo cual se traducirá siempre en la negación por parte del dispositivo al usuario en cuestión, del artículo solicitado. Como en cualquier proceso de extracción de productos en una máquina de vending tradicional, se deberán observar y ejecutar los pasos necesarios en el orden adecuado, en caso contrario no obtendremos el producto.

Hay muchas más cuestiones importantes que desgranaremos en otro post. 

¿Conoces cuáles son los beneficios de la utilización de máquinas expendedoras en la empresa?

Descubre los 3 principales beneficios:

Económicos

Conocemos la afirmación: “Todo aquello en lo que te enfocas mejora”. Coartar el libre albedrío del consumo de EPIS o consumibles de todo tipo como: brocas, linternas, pilas, discos de corte, adhesivos, siliconas, cintas adhesivas, boquillas de soldar, cutter, rotuladores, bolígrafos, mascarillas, tapones, gafas de protección, pintura, bridas, clavos, juntas, filtros…, etc. Redundará de entrada, en una reducción del consumo de todo lo que se encuentre en el interior de cualquier expendedora de entre un 25% a un 35%. El uso de las expendedoras será más rentable cuanta más rotación tengan los artículos introducidos, así como cuanto más elevado sea su precio. 

De Gestión

El escenario más optimo generador del mayor ahorro de gestión, es la externalización de la provisión de estos artículos. En ocasiones los proveedores proponen o acceden a la colocación de este tipo de máquinas expendedoras, a cambio de un canon, o un incremento pactado en el precio de los productos.  El beneficio es para ambas partes, ya que la empresa/cliente obtiene ahorro económico directo, tal como se ha expuesto en el punto anterior. Y en lo referente a la gestión, como cualquier proceso de externalización, en el que se obtienen un servicio a cambio del abono tan solo de una factura, sin ninguna otra preocupación como por ejemplo: realización de pedidos, desabastecimiento, roturas de stock, material defectuoso…etc.  En este punto, es difícil cuantificar el coste económico de la supresión de todos estos procesos, ya que dependerá de la estructura y nivel de profesionalización empleada para ello, pero siempre es mucho mayor que el coste del servicio, o de la adquisición del activo, bien sea en compra o en alquiler. Disponemos de casos de éxito, en los que nos aseguran haber amortizado la compra del dispositivo en tan solo un año, y sólo con la imputación del ahorro conseguido por este concepto, sin contar la reducción en el número de artículos dispensados. 

De tiempo

Seguro que en su empresa no sucede, pero hay muchas donde la solicitud y la retirada de cualquier artículo del almacén, donde existe un responsable de su administración o almacenero, supone una “entrevista”, es decir, una conversación cordial entre el expendedor y el solicitante. Estas entrevistas en función de la relación de los interlocutores serán más o menos extensa, pero existirá, y ese tiempo se traduce en coste para la empresa. 

Puede que, tras leer estos argumentos aún no considere la idoneidad de colocación de una expendedora u otro sistema que automatice de forma similar estos procesos en su empresa, lo cual demostraría que, en algún momento alguien valoró los argumentos anteriormente expuestos y cuentan con un proceso para minimizarlos, en ese caso nuestra más sincera enhorabuena, pues su empresa será de las pocas que lo han logrado sin implementar ningún sistema automático.  

¿Te has planteado estas cuestiones?

¿Cómo se proporcionan los EPIS en tu empresa? ¿Alguno de los trabajadores se encarga de expedirlos o están en un armario o una mesa y de ahí se sirven ellos mismos? ¿Estás seguro de que cogen los que necesitan para trabajar, o quizá en alguna ocasión adquieran unidades para uso fuera de la empresa? ¿Y en caso de accidente, contagio o cualquier otra eventualidad cuentas con registro de expedición de los mismos que exonere a la empresa de responsabilidad? En caso de contar con registro, ¿Se rellena de manera manual? ¿Es manipulable? ¿Identifica material y usuario que lo ha retirado? ¿Cualquier trabajador tiene acceso a cualquier EPI, independientemente de cualificación profesional, actividad, categoría o departamento? En caso afirmativo ¿Qué pasaría si algún trabajador no retira su EPI siendo indispensable su uso en su tarea, ya que no hay existencias? En caso de rotura de stock de cualquier EPI, ¿Cuándo conoce la empresa la falta del mismo? ¿Existe algún protocolo para conocer en cualquier momento las existencias? En caso afirmativo ¿Cuántas personas y tiempo se dedica a ello? ¿Cada cuanto tiempo se hace inventario? De realizar todas estas tareas por uno o varios trabajadores de la empresa ¿Cuál es el coste económico que ello supone? ¿Cuántas son las garantías de ejecución del proceso de manera manual? ¿Quién coteja toda la información anteriormente elaborada? ¿Qué sucedería en el caso de baja o sustitución de u no o varios trabajadores de la empresa? ¿De nuevo sería necesario explicar todo el protocolo, que lo aprendan y lo ejecuten correctamente? ¿Cuánto tiempo y recursos humano y económicos se necesitan para formar de nuevo a la persona/s encargada? Si se producen desviaciones en el uso o consumo, ¿Cuándo se entera la empresa? ¿De qué forma se implementarían las medidas correctoras? ¿Cuánto tiempo y recursos se requieren de nuevo para ello? ¿Y si la normativa cambiara? ¿De nuevo hay que formar a las personas implicadas?

¿A qué solución recurres en otros casos?

En las empresas no se cuestiona jamás la adquisición mediante compra o alquiler de ciertos activos y servicios que sustituyen la acción manual de las personas, pues se sabe que aquello capaz de realizar una máquina, en muchas ocasiones no lo podrán hacer ni juntando a quinientos trabajadores, como por ejemplo un puente-grúa, un ordenador, cualquier robot sustitutivo de procesos repetitivas manuales…, etc. Sin entrar en demagogia ni nada similar trato de explicar que el uso de la tecnología es algo normal y asumido en la creación y actividad de cualquier empresa, sin embargo y de igual manera, para el control de activos como pequeños EPIS y consumibles, se sigue actuando igual que hace doscientos años, todo de manera manual, con lo que el sobre esfuerzo del mismo supone, de la misma forma que si quisiéramos utilizar la acción humana para mover las pesadas cargas que transportan las grúas.  

La tecnología es la respuesta

Pues bien, dicho todo esto la respuesta para todas las preguntas de este escrito se encuentra en la utilización de una máquina expendedora o cualquier otro sistema de gestión autónomo. Máquinas que se coloca sin instalación alguna, tan solo una toma de corriente, y que igual que la grúa, resuelve el problema la expedición, control, registro fehaciente, rotura de stock, control, fuga de activos, uso indebido, accesos de personas no autorizadas…, etc. Y todo ello sin inversión inicial alguna, solo por una pequeña cuota de alquiler mensual “tequipo” pone a tu disposición los dispositivos y el software necesario para responder todas las preguntas con la eficacia de una máquina las 24 horas del día, los siete días de la semana.  

¿Por qué innovamos?

En general, cuando acometemos un desarrollo, innovador o no, lo hacemos buscando mejorar. Buscamos conseguir mejorar nuestros procesos, ampliar nuestros servicios, ser más eficientes y competitivos y aumentar nuestra productividad.

Algunos de los anteriores, o todos a la vez, son los objetivos que perseguimos en nuestras organizaciones cuando emprendemos la integración de una nueva manera de hacer las cosas. Compramos máquinas para automatizar, reorganizamos departamentos para eliminar cuellos de botella, integramos servicios externos expertos y nos dotamos de herramientas que optimizan nuestro desempeño.

¿Hacemos buenas inversiones?

Invertimos dinero y esfuerzo en mejorar.

Sin embargo, en muchas ocasiones, no es así con la tecnología. El viejo proceso de identificar la oportunidad, valorar y objetivar las posibles soluciones e implementar alguna de ellas ha quedado desfasado en lo que a la integración y el uso de la tecnología se refiere.

Implementamos supuestas prestaciones porque están ahí, porque se puede, no porque realmente sean útiles o nos hagan mejorar. El viejo axioma de que «todo valor añadido que no se percibe es un gasto en realidad» queda atrás cuando se trata de añadir pantallas más grandes, mejor resolución, hiperconectividad, gestión integrada, supercomputación o aprendizaje profundo. Muchas veces ni siquiera tenemos claro qué es lo que estamos comprando aunque pensemos que debería ayudarnos a mejorar nuestra productividad. Si no lo entendemos siquiera, ¿cómo será posible que nos ayude?

El lado oscuro

Por si esto fuera poco, en numerosas ocasiones, el exceso de capacidad tecnológica que asumimos conlleva implícitas oscuras ventajas competitivas para quienes nos venden, implementan o recomiendan tal o cual sistema. Entregamos partes de nuestros negocios o años de conocimiento a un tercero mediante un oscuro contrato que nos provee de algunas capacidades que deseamos y de muchas otras a él que se escapan a nuestro control. Seguramente las consecuencias a corto plazo no son visibles pero la capacidad de conocer que entregamos puede llevarnos a lugares futuros desagradables o, como mínimo, incontrolables para nosotros mismos que somos los propietarios, hasta ahora, de esa capacidad de hacer planes y de usar lo que hemos aprendido durante años de experiencia.

El uso racional de la tecnología

Algunos vivimos en nuestro día a día, en nuestro trabajo dentro de una Tecnológica, esta explosión que nos ayuda tanto y de la que hay tantas cosas buenas que aprovechar. Nos dedicamos a aplicar muchas de esas nuevas tecnologías, desde la capacidad de integración y el conocimiento experto de ellas, para mejorar las Organizaciones y facilitar el trabajo de personas que desean ampliar su productividad pero intentamos siempre que los objetivos estén claros, evitar gastar lo que no es necesario y ser leales en la protección de los negocios de los demás. Procuramos ser responsables en nuestra modesta labor de consultoría a la hora de ayudar a decidir cuál es la mejor solución de todas las posibles y generar nuevos desarrollos útiles, implementables, eficientes, sanos y perdurables en el tiempo.

El uso racional de la tecnología no nos hará estar de moda ni aparecer en «posts patrocinados» pero sí hará que nuestras organizaciones mejoren juntas sin dejar que inversiones rentables se conviertan en peligrosos gastos, simplemente porque existen.